AVG: Hoe gaan we om met de privacy

Privacy

Op Basisschool de Dorenhagen wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van de leerlingen. De school heeft leerlinggegevens nodig om leerlingen goed onderwijs te geven en te begeleiden. Ook worden gegevens opgeslagen om de administratieve organisatie van de school goed te laten verlopen. De meeste leerlinggegevens komen van ouders (zoals bij de inschrijving op school), maar ook leraren en ondersteunend personeel leggen gegevens vast over de leerlingen (bijvoorbeeld cijfers en vorderingen). Soms worden er bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie (dyslexie of ADHD), geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling. In het begin van het schooljaar ontvangen ouders een brief over het verlenen van toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens voor bijvoorbeeld de klassenlijst en het gebruik van foto’s.

Digitale leermaterialen
Tijdens de lessen wordt gebruikgemaakt van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Met de leveranciers van deze leermiddelen zijn duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van de gegevens die ze van de school krijgen. Een leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als de school daar toestemming voor geeft. Daarnaast hebben we met deze externe partijen verwerkersovereenkomsten afgesloten die voldoen aan de eisen die de AVG stelt aan dergelijke overeenkomsten.

Leerlinggegevens worden voor administratieve doeleinden op school opgeslagen in het digitale administratiesysteem ParnasSys. Voor het leerlingvolgsysteem maken we gebruik van Cito, LOVS, Zien, Kijk en ParnasSys. Deze programma’s zijn beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van onze school die volgens hun functie bevoegd zijn om deze gegevens in te zien. Tijdens de lessen werken leerlingen in een speciale omgeving van Google. Omdat in deze omgeving uitwisseling van gegevens naar derden niet mogelijk is, is de privacy gewaarborgd. Basisschool de Dorenhagen maakt onderdeel uit van SKOzoK. Daarom worden daar ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie en het plaatsingsbeleid.

Privacyreglement
Op deze school is een privacyreglement van toepassing. Hierin is beschreven hoe op school wordt omgegaan met leerlinggegevens en wat de rechten van ouders en leerlingen zijn in het kader van privacy. Dit reglement is te vinden op de website van de school en op www.skozok.nl onder het kopje ‘Protocollen en reglementen’. Ook wordt er geen informatie verstrekt aan derden, zonder schriftelijke toestemming van ouders/verzorgers. Uitzonderingen hierop zijn gevallen waarin de wet ons verplicht om informatie te verschaffen.

Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen (als die gegevens wettelijk niet langer nodig zijn). Voor vragen of het uitoefenen van deze rechten, kan contact worden opgenomen met de leerkracht van de leerling, of met de schooldirecteur.

Voor het gebruik van digitaal lesmateriaal werken de systemen van scholen en aanbieders van lesmateriaal met elkaar samen in Basispoort. Via Basispoort worden gebruikers en licenties van digitaal lesmateriaal met elkaar verbonden op basis van zo min mogelijk persoonsgegevens. Dit zorgt ervoor dat leerlingen digitaal lesmateriaal kunnen gebruiken terwijl er zo min mogelijk persoonsgegevens worden uitgewisseld. Met ingang van het schooljaar 2019-2020 wordt er met de Educatieve ContentKeten (ECK iD) gewerkt om een nog betere privacy te waarborgen. Leerlingen krijgen een uniek iD om veilig in te kunnen loggen bij het dagelijks gebruik van digitaal leermateriaal. Het ECK iD verbindt gebruikers en licenties van digitaal leermateriaal betrouwbaar en bestendig met elkaar op basis van zo min mogelijk persoonsgegevens. Hierdoor wordt de herleidbaarheid van leerlingen beperkt wanneer er gegevensuitwisseling plaatsvindt tussen scholen en leveranciers van leermiddelen.   

Beeldmateriaal (foto’s en video’s)
Het maken van foto’s en video’s op school door ouders verbieden wij niet, maar er gelden wel enkele regels. Alleen op passende momenten mogen er opnamen van uw eigen kinderen gemaakt worden, zoals bij activiteiten of bijzondere gelegenheden. Tijdens gewone lessen of normale schooldagen is het niet de bedoeling dat er foto’s gemaakt worden. Als er op school foto’s gemaakt zijn en er staan andere kinderen op, dan is het niet toegestaan om deze foto’s publiekelijk te delen via social media. Ook komt er jaarlijks een schoolfotograaf.

Belangstellende ouders nemen ook buiten de school vaak zelf foto's, bijvoorbeeld tijdens een klassen- of schoolactiviteit, zoals sportdag of schoolreis. In het kader van bewustwording wijzen wij u erop dat school daar niet verantwoordelijk voor is, ook niet als ouders deze foto's delen op internet. Degene die de foto maakt is er zelf verantwoordelijk voor dat de privacy van personen op de foto niet wordt geschonden. Wel vragen wij aan  ouders om terughoudend te zijn met het plaatsen en delen van beeldmateriaal op internet.

Een goed alternatief kan zijn om de leukste foto’s naar de leerkracht te sturen, die vervolgens de foto’s kan verwijderen waar leerlingen op staan van wie ouders geen toestemming hebben gegeven.

In het begin van het schooljaar vragen wij u om toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal. U hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. U kunt dit kenbaar maken via een mail aan de directeur. Wilt u uw toestemming ook samen met uw zoon of dochter bespreken? We merken dat oudere leerlingen soms zelf een keuze willen maken. Als u uw keuze thuis bespreekt, dan weten de kinderen ook waarom het gebruik van foto’s en video’s wel of niet mag.

SKOZapp
Op school gebruiken we de SKOZapp als communicatiemiddel tussen ouders en leerkracht. In de SKOZapp worden persoonsgegevens gebruikt die alleen zichtbaar zijn voor de leerkracht en de betreffende ouder. Het gaat om de naam van het kind, de ouder, de groep, de schoolresultaten en het e-mailadres van de ouders. Leerkrachten kunnen foto’s uploaden in het fotoalbum in de SKOZapp. Deze foto’s staan op een besloten pagina. Aan het eind van het schooljaar kunnen de ouders geselecteerde foto’s uit dit fotoalbum downloaden. Uiterlijk 1 augustus worden de foto’s verwijderd van de SKOZapp.
Er is op de SKOZapp ook school- en groepsnieuws te vinden. Aangezien hier een koppeling met de website is gemaakt, is dit gedeelte openbaar. Hier worden alleen foto’s gebruikt van leerlingen van wie de ouders toestemming hebben gegeven.